Có máy kiểm kho rồi, sao số vẫn lệch? Câu trả lời thường nằm ở những việc cần làm trước và sau khi kiểm kho: hàng vẫn đang xuất trong lúc kiểm đếm, hai người quét chung một kệ, hoặc chênh lệch được sửa thẳng vào sổ mà không ai hỏi vì sao lệch.
Bài viết này hướng dẫn cách triển khai kiểm kê đi theo đúng thứ tự một ngày kiểm kê, kèm bảng việc cần làm để bạn in ra dùng.
Kiểm kê bằng mã vạch khác kiểm kê bằng giấy ở điểm nào?
Kiểm kê bằng giấy là một người đọc, một người ghi, rồi có người gõ lại vào máy tính. Mỗi lần ghi hoặc gõ lại là một chỗ có thể sai. Kiểm kê bằng mã vạch bỏ hai khâu đó: người đếm quét mã, máy ghi mã hàng và số lượng, dữ liệu đi thẳng vào file hoặc phần mềm kho.
Có một điều máy quét không thay đổi: số liệu chỉ đúng khi hàng thực sự có mã đúng. Tem mờ, tem dán sai sản phẩm hoặc một mã hàng dùng cho hai loại hàng sẽ cho ra số sai nhanh hơn bình thường. Vì vậy ngày chuẩn bị quan trọng không kém ngày quét.
Cần chuẩn bị những gì trước ngày kiểm kê?
Làm xong các việc dưới đây từ ngày hôm trước, để buổi sáng kiểm kê chỉ còn việc quét.
- Chốt thời điểm kiểm kê. Ghi rõ giờ bắt đầu và giờ kết thúc. Mọi phiếu nhập, phiếu xuất sau giờ chốt sẽ tính vào kỳ sau.
- Xuất số tồn trên sổ tại giờ chốt. Đây là số để đối chiếu. Không sửa số này trong lúc kiểm kê.
- Dừng nhập xuất. Hàng đã ra khỏi kệ nhưng chưa có phiếu là nguồn chênh lệch phổ biến nhất. Nếu kho không thể dừng hẳn, tách riêng khu hàng đang xuất và ghi lại từng phiếu phát sinh.
- Dọn kho. Gom hàng về đúng vị trí, tách hàng hỏng, hàng chờ trả, hàng ký gửi.
- Kiểm tra mã vạch trên hàng. Quét thử vài mã mỗi khu. Tem nào không quét được thì in lại trước, đừng để người đếm ghi tay giữa chừng. Tem in mờ xem bài tem in mã vạch bị mờ: đọc vết mờ để biết lỗi.
- Kiểm tra thiết bị. Pin đầy, giờ trên máy đúng, file danh mục mã hàng đã nạp. Chuẩn bị sẵn máy dự phòng cho mỗi khu.
Bảng việc cần làm theo ngày kiểm kê
| Thời điểm | Việc cần làm | Ai làm | Làm xong khi |
|---|---|---|---|
| Ngày trước | Chốt giờ kiểm kê, thông báo dừng nhập xuất | Thủ kho | Mọi bộ phận có liên quan đã biết giờ chốt |
| Ngày trước | Xuất số tồn trên sổ, nạp danh mục mã hàng vào máy | Kế toán kho | File tồn đã lưu, không sửa nữa |
| Ngày trước | Dọn kho, in lại tem mờ, sạc pin | Nhân viên kho | Quét thử mỗi khu đều ra mã |
| Sáng kiểm kê | Phát máy, phân khu, nhắc quy tắc quét | Thủ kho | Mỗi khu có tên người quét và người kiểm |
| Trong ngày | Quét lần một từng khu, lưu dữ liệu theo khu | Người quét | Mỗi khu có một file dữ liệu riêng |
| Trong ngày | Quét lại những mã đã chọn | Người kiểm | Mỗi mã chọn có hai lần quét độc lập |
| Cuối ngày | Gộp dữ liệu, so với số tồn trên sổ, lập danh sách lệch | Kế toán kho | Mỗi dòng lệch có người nhận điều tra |
| Sau kiểm kê | Tìm nguyên nhân, lập biên bản, điều chỉnh sổ | Thủ kho và kế toán | Biên bản có chữ ký các bên tham gia |
Chia khu vực và phân người quét như thế nào?
Chia kho theo kệ, dãy hoặc nhóm hàng sao cho mỗi vị trí thuộc đúng một khu. Dán tem vị trí hoặc dựng biển ở đầu mỗi khu, và để người quét quét mã vị trí trước khi quét hàng nếu phần mềm cho phép. Cách này giúp biết số lượng thuộc kệ nào khi có chênh lệch.
Mỗi khu có hai vai trò:
- Người quét: quét toàn bộ hàng trong khu.
- Người kiểm: một người khác, không phải người quét, kiểm lại những mã đã chọn.
Không để một người vừa quét vừa tự kiểm lại phần của mình. Người đã quét thường lặp lại cùng một lỗi, chẳng hạn bỏ sót một thùng sau cột.
Mỗi khu nên có file dữ liệu riêng, đặt tên theo khu. Khi một khu lệch, bạn chỉ cần xem lại khu đó thay vì cả kho.
Quét và đếm lại những mã nào?
Quét lần một cho toàn bộ hàng. Đếm lại lần hai không cần làm cho mọi mã, chỉ chọn những mã dễ sai hoặc tốn kém nếu sai:
- Mã có giá trị cao hoặc dễ thất thoát.
- Mã có số lượng lớn, nơi lệch vài đơn vị khó thấy bằng mắt.
- Mã giống nhau về hình thức, chỉ khác size, màu hoặc đời máy.
- Mã mà lần quét đầu cho ra số khác hẳn số trên sổ.
Hai lần quét độc lập cho cùng số thì ghi nhận. Hai lần cho hai số khác nhau thì đếm tay vị trí đó trước mặt thủ kho, rồi ghi số cuối cùng cùng người đã chứng kiến.
Có một lựa chọn khác với kiểm kê toàn kho một ngày: kiểm kê cuốn chiếu (cycle counting), tức là mỗi lần chỉ đếm một nhóm mã nhỏ rồi quay vòng cho đến khi đủ cả kho. Các đơn vị Tư vấn kho cho rằng nếu kho quá lớn để đếm và điều tra chênh lệch trong một ngày, đếm đều đặn quanh năm tốt hơn một lần kiểm kê cả năm.
Đối chiếu chênh lệch và chốt số ra sao?
Gộp dữ liệu của các khu vào một bảng, so với số tồn trên sổ tại giờ chốt. Mỗi dòng lệch cần được trả lời bốn câu hỏi theo thứ tự:
- Có phiếu nhập hoặc phiếu xuất nào phát sinh quanh giờ chốt mà chưa vào sổ không?
- Mã hàng có bị nhầm không, ví dụ quét mã của loại này nhưng hàng là loại khác?
- Hàng có nằm sai khu, được đếm ở khu khác không?
- Nếu cả ba câu đều không, có hàng hỏng, mất hoặc xuất không phiếu không?
Chỉ khi có câu trả lời mới điều chỉnh sổ. Sửa số trước khi biết vì sao lệch sẽ che đi nguyên nhân, và tháng sau cùng lỗi đó lặp lại.
Biên bản kiểm kê nên ghi rõ giờ chốt, khu vực, người quét, người kiểm, danh sách lệch, nguyên nhân và cách xử lý, có chữ ký của thủ kho, kế toán và người phụ trách. Cách hạch toán chênh lệch trong sổ kế toán phụ thuộc chế độ kế toán doanh nghiệp bạn áp dụng, nên hãy thống nhất với kế toán trước ngày kiểm kê.
Dùng máy kiểm kho hay máy quét nối máy tính?
Máy quét nối máy tính phù hợp khi kho nhỏ, ít mã hàng và hàng nằm gần bàn có máy tính. Người quét đứng tại chỗ và mỗi lần quét dữ liệu chạy thẳng vào bảng đang mở. Xem các dòng máy quét mã vạch cho trường hợp này.
Máy kiểm kho (PDA) phù hợp khi người quét phải đi dọc kệ, vì máy có màn hình, bộ nhớ và chạy ứng dụng ngay trên tay người quét. Dữ liệu lưu trong máy, nên mất mạng giữa kho cũng không mất số đã quét. Với máy Android của Zebra, dịch vụ DataWedge cho phép ứng dụng nhận dữ liệu mã vạch mà không phải viết thêm mã nối, xem giới thiệu DataWedge trên trang tài liệu kỹ thuật của Zebra. Một số model để tham khảo: Zebra TC22, Urovo DT50S và Datalogic Memor K20; toàn bộ danh mục ở trang máy kiểm kho PDA.
Phần mềm nhận dữ liệu cũng cần chọn sớm. GMP-Inventory hỗ trợ nhập kho, xuất kho, kiểm kho bằng máy quét và xuất Excel đối chiếu tồn. Nếu bạn dùng Datalogic Memor K20, bài hướng dẫn nhập kho, xuất kho, kiểm kê xuất Excel trên Memor K20 đi từng bước.
Nếu đang cân nhắc giữa hai loại, bài so sánh máy kiểm kho PDA và máy quét mã vạch cầm tay đặt hai loại cạnh nhau về chức năng, chi phí và độ bền. Nếu chưa rõ máy kiểm kho là gì, đọc máy kiểm kho là gì trước.
Hàng chưa có mã thì phải dán tem trước ngày kiểm kê. Chọn decal tem nhãn và ribbon đúng loại để tem không phai giữa kho, xem thêm phân biệt ribbon Wax, Wax Resin và Resin.
Câu hỏi thường gặp
Cần tư vấn máy kiểm kho cho ngày kiểm kê?
Gọi hotline 0988.937.913 để được tư vấn máy kiểm kho phù hợp với số mã hàng và quy mô kho của bạn, kèm gợi ý phần mềm và loại tem cần chuẩn bị. TONGKHOMAVACH.VN: Tầng 12, Toà Nhà Hải Âu, 39B Trường Sơn, Phường Tân Sơn Nhất, TP.Hồ Chí Minh. Email: sales@tongkhomavach.com.