Kho vừa và nhỏ hay lệch tồn không phải vì thiếu phần mềm đắt tiền, mà vì hai khâu thủ công: nhãn viết tay khó đọc, và đếm tay rồi gõ lại vào bảng tính. Một chữ số gõ nhầm là lệch cả bảng tồn, một nhãn mờ là cả kệ hàng không biết đâu là lô cũ, đâu là lô mới. Quy trình 3 bước dưới đây thay hai khâu đó bằng tem QR và máy quét: In tem – Quét – Quản lý.
Tem QR nên chứa những gì
Một tem kho tốt không cần chứa nhiều chữ. Chỉ cần đủ để định danh lô hàng và ra quyết định xuất trước hay sau:
- Mã hàng (SKU) — để máy quét và phần mềm nhận đúng mặt hàng, không cần gõ tay.
- Số lô — để truy vết khi có lỗi hàng loạt, và để xuất đúng lô.
- Ngày nhập và hạn dùng — để áp dụng FIFO: lô nào hạn gần nhất thì xuất trước, tránh hàng hết hạn nằm sâu trong kệ.
Thông tin chi tiết như giá, nhà cung cấp hay ghi chú chất lượng không cần in lên tem — chúng nằm trong phần mềm, tra cứu bằng mã hàng là đủ. Tem càng gọn thì quét càng nhanh và càng ít in sai.
Bước 1: In tem — chọn máy in theo sản lượng
Tem kho in bằng máy in tem nhãn nhiệt, không dùng máy in văn phòng. Ba dòng để bàn dưới đây phủ từ quầy nhỏ đến khu đóng gói chung:
- Máy in tem Zebra ZD230 — dòng để bàn phổ thông: 203 dpi, khổ in 4 inch (104 mm), tốc độ 6 ips, hai công nghệ in nhiệt trực tiếp và truyền nhiệt, kết nối USB với tùy chọn thêm Ethernet, Bluetooth hoặc Wi-Fi. Hợp quầy nhận hàng và kho nhỏ in vài trăm tem mỗi ngày.
- Máy in tem TSC TE200 — dòng để bàn cho quầy và văn phòng: 203 dpi, tốc độ 6 ips, cả hai công nghệ in, kết nối USB. Hợp shop nhỏ và kho có nhu cầu in cơ bản, thay giấy và ribbon nhanh.
- Máy in tem Argox CX-2140 Pro — dòng để bàn có cổng mạng: 203 dpi, tốc độ 6 ips, kết nối USB, Ethernet, RS-232 và USB host. Hợp đặt ở khu đóng gói chung để nhiều máy tính cùng gửi lệnh in, thay vì mỗi quầy một máy in riêng.
Về độ phân giải: 203 dpi đủ cho tem vận đơn, tem giá và tem sản phẩm thông thường. Mã QR nhỏ, tem linh kiện hay tem dược thì cần 300 dpi mới quét ổn định — chọn dpi theo mã nhỏ nhất bạn in, không chọn theo giá máy.
Bước 2: Quét — chọn đầu đọc theo cách làm việc
Máy quét thay cho gõ tay. Chọn theo chỗ đứng quét và việc có cần nhập liệu tại chỗ hay không:
- Máy quét mã vạch Urovo K200 — máy quét có dây cho bàn cố định: engine DPM chuyên đọc mã khắc laser, chấm dot-peen trên kim loại và PCB, chuẩn IP54, kết nối USB-HID, USB-COM và RS232. Hợp bàn nhận hàng cố định, quầy đóng gói, và kho linh kiện cần đọc mã khắc trực tiếp trên sản phẩm.
- Máy quét mã vạch không dây Urovo K220 — máy quét không dây cho người phải đi lại: cầm máy đi giữa các dãy kệ để quét mà không bị dây giữ chân. Hợp kho vừa, nhà xưởng rộng, và khâu soạn đơn di động.
- Máy kiểm kho PDA Datalogic Memor K20 — máy kiểm kho cầm tay chạy Android 13, màn hình 4 inch, bàn phím vật lý 24 phím gõ số lượng chắc tay kể cả khi đeo găng, pin tháo rời dùng trọn ca kiểm kê, chỉ dùng Wi-Fi. Hợp kiểm kê toàn kho, nhập kho và xuất kho di động — nơi vừa quét vừa phải nhập số lượng ngay tại kệ.
Nguyên tắc chung: quét xong nên tự xuống dòng (hậu tố Enter) để mã đi thẳng vào ô nhập liệu của phần mềm, không cần bấm tay sau mỗi lần quét.
Bước 3: Quản lý — để phần mềm cộng dồn và đối chiếu
Phần mềm kiểm kho GMP-Inventory đảm nhận phần việc mà Excel thủ công hay sai: ba nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và kiểm kê, cùng một cách làm việc trên ba phiên bản Windows, Android và WebApp. Quy trình chạy như sau:
- Nhập kho: hàng về thì quét mã, phần mềm tự ghi nhận và cộng dồn nếu quét trùng mã.
- Xuất kho: quét theo đơn, tồn kho tự trừ tương ứng, xuất báo cáo để đối soát.
- Kiểm kê: quét từng kệ hàng, phần mềm chỉ ra chênh lệch theo từng mã hàng so với sổ sách.
Kết quả xuất ra file Excel ba cột mã hàng, số lượng và ngày, đối chiếu được với KiotViet, Sapo, Haravan hoặc Misa. Dữ liệu lưu cục bộ trên máy nên mất Wi-Fi trong kho vẫn quét được, đồng bộ và xuất file sau. Nhờ tem ghi hạn dùng, khâu xuất kho áp dụng được FIFO: hệ thống nhắc lô nào hạn gần nhất thì xuất trước, thay vì nhân viên tự nhớ.
Triển khai trong một tuần cho kho vừa và nhỏ
Ngày 1–2: gắn tem QR cho toàn bộ hàng mới nhập, đồng thời chọn một kệ làm mẫu để chạy thử cả ba bước. Ngày 3–4: kiểm kê thử kệ mẫu bằng PDA hoặc máy quét, đối chiếu file Excel với sổ sách để thấy chênh lệch nằm ở đâu. Cuối tuần: chốt mẫu tem, chốt quy trình nhập – xuất – kiểm, rồi mới nhân rộng ra toàn kho. Làm mẫu nhỏ trước giúp phát hiện sớm lỗi mẫu tem hay lỗi thao tác quét, thay vì sửa cả kho sau khi đã in hàng nghìn tem.
Hỏi nhanh đáp gọn
Tem QR nên chứa những gì?
Mã hàng, số lô, ngày nhập và hạn dùng là đủ. Thông tin chi tiết để trong phần mềm, tra cứu bằng mã hàng — tem càng gọn thì quét càng nhanh và càng ít in sai.
Chọn máy quét có dây hay không dây?
Bàn cố định thì máy quét có dây như K200 là đủ và không lo hết pin. Phải đi lại giữa các dãy kệ thì chọn máy quét không dây như K220. Vừa quét vừa nhập số lượng tại kệ thì dùng PDA như Memor K20.
Mất Wi-Fi trong kho thì kiểm kê có gián đoạn không?
Không, nếu phần mềm lưu dữ liệu ngay trên máy. GMP-Inventory lưu cục bộ nên nhân viên đi sâu vào kho mất sóng vẫn quét và cộng dồn bình thường, xuất file Excel để đối chiếu sau.
Kho nhỏ bắt đầu từ đâu với chi phí thấp nhất?
Bắt đầu từ một máy in tem để bàn, một máy quét có dây và bản Lite của phần mềm kiểm kho để chạy thử quy trình trên một kệ mẫu. Khi quy trình đã chạy ổn thì mới thêm máy quét không dây hoặc PDA cho khâu kiểm kê di động.
Cần tư vấn chọn đúng thiết bị cho quy mô kho của bạn? Liên hệ Tổng Kho Mã Vạch — hotline 0988 937 913.
Sẵn sàng nâng cấp hệ thống bán lẻ của bạn? Liên hệ TONGKHOMAVACH.VN để được tư vấn chọn thiết bị phù hợp theo ngân sách và quy mô cụ thể. Gọi 0988.937.913 – tư vấn miễn phí, bảo hành chính hãng, hỗ trợ lắp đặt toàn quốc.